Vertrag zusammenfassen, Rechnung von PDF nach Excel. Dafür gibt es Werkzeuge im Netz, meistens gratis, in zwei Minuten erledigt.

Wir wollen Ihnen das nicht ausreden. Eine Frage lohnt sich trotzdem: Wo liegt diese Datei, nachdem Sie den Tab geschlossen haben?

Die Datei ist nicht weg, sie ist nur woanders

Sie liegt auf einem fremden Server, in einem Land, dessen Gesetze Sie vermutlich nicht kennen. Wie lange bleibt sie dort? Wer kann sie sehen? Wird der Inhalt ausgewertet? Bei Gratisdiensten bleiben diese Fragen meist offen.

Ein Angebot enthält Preise, ein Arbeitsvertrag Gehälter, eine Kundenliste personenbezogene Daten. Für Letzteres braucht es eine Rechtsgrundlage und meist einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Das sollte geklärt sein, bevor die Datei hochgeladen ist, nicht danach.

Gratis oder Geschäftszugang

Bei manchen kostenlosen KI-Diensten werden Eingaben zum Training der Modelle verwendet. Bei den Geschäftsvarianten schließen die Anbieter das häufig vertraglich aus.

Der Geschäftszugang ist deshalb meist die bessere Wahl. Er ersetzt aber keine Prüfung, denn bezahlt heißt nicht automatisch datenschutzkonform. Entscheidend sind die konkreten Bedingungen.

Wenn die KI nicht mehr antwortet, sondern handelt

In ein Chatfenster fügen Sie bewusst etwas ein. Ein Agent hat einen stehenden Zugang und entscheidet selbst, was er liest und weitergibt. Wer ihm das Postfach öffnet, öffnet ihm Jahre an Firmengeschichte.

Dazu kommt: Ein Agent unterscheidet nicht zuverlässig zwischen Information und Anweisung. Steckt in einer eingehenden Rechnung etwas, das wie ein Auftrag klingt, kann er es befolgen. Prompt Injection heißt das und gilt derzeit als eine der wichtigsten Schwachstellen solcher Systeme.

Die Gegenmittel sind dieselben wie beim Serverbetrieb. Eigener Zugang, wenig Rechte. Und eine menschliche Bestätigung für alles, was das Haus verlässt.

Der Serverstandort sagt weniger aus, als man denkt

Viele Anbieter werben mit einem europäischen Rechenzentrum. Beruhigend, aber nur die halbe Antwort. Der amerikanische CLOUD Act verpflichtet Unternehmen unter US-Recht, Daten auf behördliche Anordnung herauszugeben, sofern sie in ihrem Besitz oder unter ihrer Kontrolle sind. Wo die Daten gespeichert sind, spielt dabei keine Rolle. Bei chinesischen Anbietern stellt sich eine ähnliche Frage.

Nicht nur der Serverstandort zählt, sondern auch, welchem Recht der Anbieter unterliegt.

Kurz zum Rechtlichen

Der europäische AI Act gilt in Österreich unmittelbar, ein nationales Umsetzungsgesetz braucht es dafür nicht. Er betrifft auch Unternehmen, die KI nur einkaufen. Sie müssen dafür sorgen, dass Ihr Team die Möglichkeiten, Grenzen und Risiken der eingesetzten Werkzeuge kennt. Dazu kommen Transparenzpflichten, etwa dass ein Chatbot als Maschine erkennbar sein muss. Was genau gilt, hängt davon ab, wie Sie KI einsetzen. Erste Anlaufstelle für Fragen ist die KI-Servicestelle der RTR.

Warum wir das trotzdem verstehen

Der Kostendruck ist real. Für kleinere Firmen sind diese Werkzeuge oft der einzige Weg, mit größeren mitzuhalten. Wer das verteufelt, hat noch nie ein Angebot am Freitagabend fertig machen müssen.

Es geht nicht darum, KI zu meiden, sondern darum zu entscheiden, welches Dokument in welches Werkzeug darf.

Vier Dinge, die schnell gehen

• 01
  Der Fremden-Test Würden Sie diese Datei einem Dienstleister geben, ohne zu wissen, was damit passiert?
• 02
  Ein Werkzeug statt sieben Ein gemeinsamer, geprüfter Dienst ist leichter zu überblicken.
• 03
  Harmlos von heikel trennen Ein Blogentwurf ist keine Gehaltsliste.
• 04
  Einmal nachfragen Welche Werkzeuge nutzt Ihr Team wirklich? Die Liste ist meist länger als gedacht.

Der nächste Upload dauert dann vielleicht eine Minute länger, die aber oft den Unterschied macht.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.